Módulo Plano de Contas – Como configurar e usar

O módulo Plano de Contas permite organizar todas as contas contábeis da empresa e ligar essas contas às notas fiscais, métodos de pagamento e relatórios.

Com ele você consegue:

1. Cadastrar ou ajustar o plano de contas (contas sintéticas e analíticas).

2. Importar um plano padrão de mercado pronto para uso.

3. Mapear notas fiscais e métodos de pagamento para as contas corretas.

4. Visualizar o plano em formato de árvore com saldos.

5. Acompanhar relatórios por conta contábil.

Se você não está familiarizado com termos como Ativo, Passivo, Receitas, Despesas, conta sintética e analítica, recomendamos primeiro ler o Guia de Referência do Plano de Contas e depois voltar para esta página.

1. Cadastro de contas (Plano de Contas)

Nesta tela você vê todas as contas já cadastradas e pode criar novas contas ou editar as existentes.

1.1. Acessando a tela

1. No menu lateral, clique em Plano de Contas.

2. Em seguida clique em Plano de Contas.

A tela é dividida em duas partes:

• Formulário de cadastro / edição (parte superior).

• Lista de contas cadastradas (parte inferior).

1.2. Campos do formulário

• Código da Conta
  Código numérico da conta, usado em relatórios e mapeamentos.
  Ex.: 1, 11, 41, 421, 42101 etc.

• Nome da Conta
  Nome descritivo da conta.
  Ex.: Ativo, Receita de Vendas, Salários e Encargos.

• Tipo

  • Sintética – conta de agrupamento (não deve receber lançamento direto).

  • Analítica – conta em que os valores serão somados nos relatórios.

• Código Pai
  Código da conta “mãe”.
  Exemplos:

  • 11 – Ativo Circulante tem pai 1 – Ativo.

  • 41 – Receita de Vendas tem pai 4 – Receitas Operacionais.

• Nível
  Nível hierárquico da conta.
  Normalmente:

  • Classe (1 dígito) → nível 1

  • Grupos (2 dígitos) → nível 2

  • Subgrupos/analíticas → níveis 3, 4, etc.

• Ordem
  Define a ordem de exibição da conta dentro do mesmo nível.
  Útil para organizar a sequência no relatório/árvore.

1.3. Cadastrando uma nova conta

1. Preencha Código da Conta e Nome da Conta.

2. Escolha o Tipo (sintética ou analítica).

3. Informe o Código Pai, quando a conta não for de nível 1.

4. Ajuste Nível e Ordem se necessário.

5. Clique em Salvar.

Depois de salvar, a conta aparecerá na tabela Contas cadastradas, onde é possível:

• Editar (botão Editar)

• Excluir (botão Deletar)

Você também pode usar os botões Expandir/Recolher para visualizar a hierarquia.

2. Importação do plano padrão (Importa)

Se você não quiser montar o plano de contas do zero, o sistema oferece um plano padrão de mercado com as principais classes e grupos já prontos.

2.1. Acessando a tela

1. No menu lateral, clique em Plano de Contas.

2. Em seguida clique em Importa.

2.2. Como funciona a importação

No topo da tela é exibida a mensagem:

“Importar o plano de contas padrão de mercado? Contas existentes serão mantidas.”

Ou seja:

• Se você já tiver contas cadastradas, elas não serão apagadas.

• As contas do plano padrão serão inseridas junto ao que você já tem.

2.3. Passo a passo para importar

1. Revise a Visualização do plano padrão exibida na tela (código, nome, tipo e conta pai).

2. Clique em Importar agora para trazer esse plano para sua base.

3. Se preferir criar uma conta totalmente do zero, clique em Novo e siga o mesmo padrão de cadastro explicado na seção anterior.

Recomendação:

• Para a maioria das empresas, é melhor importar o plano padrão e depois ajustar nomes e incluir contas específicas, em vez de começar do zero.

3. Mapeamentos (Mapeamentos)

A tela de Mapeamentos é onde você liga os elementos do sistema (notas fiscais e métodos de pagamento) às contas contábeis.

Logo no topo aparece a frase:

“Mapeamentos por NF têm prioridade máxima (NF > Categoria/Item > Gateway).”

Isso significa que, quando o sistema for identificar a conta contábil:

1. Primeiro ele verifica se existe um mapeamento direto da Nota Fiscal.

2. Depois verifica categoria/item.

3. Por último, o gateway/método de pagamento.

Então, quando existir conflito, o mapeamento mais específico (nota fiscal) vence.

3.1. Mapeamento de Notas Fiscais

Na primeira seção da tela você faz o vínculo Nota Fiscal → Conta contábil.

Campos principais:

• Nota Fiscal – selecione a nota fiscal desejada.

• Conta contábil – selecione a conta contábil onde essa NF será agrupada (ex.: 42 – Receita de Serviços).

• Tipo – geralmente “Principal”.

Passo a passo:

1. Escolha a Nota Fiscal na lista.

2. Selecione a Conta contábil correta.

3. Confirme o Tipo.

4. Clique em Salvar.

Abaixo, em Notas Fiscais mapeadas, você vê tudo o que já foi configurado, com opção de:

• Editar (ícone de lápis).

• Excluir (ícone de lixeira).

3.2. Mapeamento de Métodos de Pagamento

Na segunda parte da tela você faz o vínculo Método de Pagamento → Conta contábil.

Campos principais:

• Método de Pagamento – ex.: cartão de crédito, PIX, boleto, banco tal etc.

• Conta contábil – conta que receberá os lançamentos daquele meio de pagamento (ex.: 41 – Receita de Vendas, 42 – Receita de Serviços).

• Tipo – geralmente “Principal”.

Passo a passo:

1. Selecione o Método de Pagamento.

2. Escolha a Conta contábil.

3. Confirme o Tipo.

4. Clique em Salvar.

Na tabela Métodos de Pagamento mapeados você vê:

• A lista de métodos já vinculados.

• A conta contábil usada para cada um.

• A possibilidade de editar ou excluir o mapeamento.

Dica: quanto mais completo estiver o mapeamento, mais automáticos e confiáveis serão os relatórios de receitas e despesas.

4. Visualização em Árvore (Árvore)

A tela Árvore mostra o plano de contas em formato hierárquico, com os valores de Receitas, Despesas e Saldo por conta.

4.1. Acessando e filtrando

1. No menu lateral, clique em Plano de Contas.

2. Em seguida clique em Árvore.

3. No canto superior direito, escolha o período desejado (datas “de” e “até”) e clique em Filtro.

A tela será atualizada com os valores do período escolhido.

4.2. Entendendo as colunas

• Classificação – código interno sequencial da conta.

• Nome da Conta – nome da conta contábil (sintética ou analítica).

• Receitas – total creditado naquela conta no período.

• Despesas – total debitado naquela conta no período.

• Saldo – diferença entre receitas e despesas.

Contas sintéticas aparecem como agrupadores (em negrito), e ao expandir cada uma você vê as contas analíticas abaixo.

4.3. Totais no rodapé

No final da página são exibidos:

• Total do Ativo

• Total do Passivo + Patrimônio Líquido

• Resultado do Período

Esses totais ajudam a conferir se:

• O plano está equilibrado (Ativo = Passivo + PL).

• O Resultado do Período bate com a soma de receitas e despesas das contas de resultado.

Use essa tela para conferir se os lançamentos e mapeamentos estão caindo nas contas certas. Saldos “estranhos” em contas indevidas normalmente indicam mapeamento incorreto.

5. Relatórios (Relatórios)

A tela de Relatórios apresenta os totais por conta contábil, separados por origem e também de forma consolidada.

5.1. Sessões dos relatórios

Na parte superior, você encontra seções como:

• Receitas por conta (pagamentos)

• Receitas por conta (itens e-commerce)

• Receitas por conta (notas fiscais)

• Despesas

• Consolidado

Em cada tabela são exibidos:

• Código da Conta

• Nome da Conta

• Total (ou Receitas / Despesas / Saldo no consolidado)

5.2. Para que serve cada bloco

• Receitas por conta (pagamentos)
  Mostra quanto foi recebido por conta contábil considerando os métodos de pagamento.

• Receitas por conta (itens e-commerce)
  Mostra o total das receitas agrupadas por conta, com base nos itens vendidos.

• Receitas por conta (notas fiscais)
  Mostra as receitas ligadas às notas fiscais emitidas, conforme os mapeamentos.

• Despesas
  Lista as contas de despesas com seus respectivos totais (ex.: Custos/Despesas Operacionais, Salários, Despesas Financeiras).

• Consolidado
  Junta as principais contas em uma visão única, com Receitas, Despesas e Saldo por conta.

5.3. Como usar os relatórios na prática

• Conferir se as receitas de venda estão chegando em Receita de Vendas e Receita de Serviços, e não em contas erradas.

• Verificar se Salários e Encargos, Aluguel, Despesas Financeiras etc. estão devidamente separados.

• Avaliar rapidamente quais contas estão puxando o resultado para baixo (maiores despesas) ou para cima (maiores receitas).

• Cruzar os valores com a tela Árvore para certificar-se da consistência do plano.

6. Checklist rápido de configuração

Para quem está começando do zero, o fluxo recomendado é:

1. Importar o plano padrão

   • Menu Plano de Contas › Importa → Importar agora.

2. Conferir e ajustar o cadastro

   • Menu Plano de Contas › Plano de Contas.

   • Ajustar nomes, incluir contas específicas se necessário.

3. Configurar os mapeamentos

   • Menu Plano de Contas › Mapeamentos.

   • Mapear Notas Fiscais para as contas de receita corretas.

   • Mapear Métodos de Pagamento para as contas de receita/caixa.

4. Conferir na Árvore

   • Menu Plano de Contas › Árvore.

   • Verificar se receitas e despesas estão caindo nas contas esperadas.

5. Analisar pelos Relatórios

   • Menu Plano de Contas › Relatórios.

   • Validar totais por conta, despesas e consolidado.

Seguindo esses passos, mesmo quem não é contador consegue manter o plano de contas organizado e gerar relatórios confiáveis.